IND Zevenaar en CWS: ‘Maatwerk, maar wel op landelijk niveau.’

Robert Bolwerk IND Zevenaar

‘Je moet een bepaald niveau qua comfort bieden’

Robert Bolwerk zorgt bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) in Zevenaar ervoor dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn om asielzoekers tijdens de asielprocedure goed op te vangen. ‘Een asielzoeker is een hele dag aanwezig bij de IND in Zevenaar, terwijl hij soms maar een paar uur in gesprek is. In de tussenliggende tijd is het een kwestie van wachten.’

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) beoordeelt alle verblijfsaanvragen van mensen die in Nederland willen verblijven of Nederlander willen worden. De regels van het vreemdelingenbeleid worden bepaald door de Eerste en Tweede Kamer; in opdracht van de staatssecretaris van Veiligheid en Justitie zorgt de IND voor de uitvoering ervan. Bij de IND in Zevenaar worden voornamelijk de aanvragen van asielzoekers behandeld. Een asielzoeker die Nederland bereikt, arriveert in Ter Apel. Daar wordt aan de hand van documenten en gegevens zijn identiteit vastgesteld en hij wordt medisch onderzocht. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) regelt onderdak en hij krijgt een advocaat toegewezen. Daarna volgt de algemene asielprocedure, die maximaal acht dagen duurt. Tijdens deze procedure doet de asielzoeker zijn verhaal en wordt zijn aanvraag door de IND beoordeeld. Deze asielprocedure vindt onder meer plaats in Zevenaar: de asielzoeker overnacht daar niet, maar keert telkens aan het eind van de dag terug naar zijn tijdelijke opvanglocatie.

Binnen de IND zorgen Robert en zijn collega’s ervoor dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn om de asielzoekers tijdens de procedure goed op te vangen. ‘Asielzoekers worden elke dag naar Zevenaar gebracht. ’s Ochtends arriveert er een bus die de asielzoekers brengt en ’s middags of aan het eind van de dag ophaalt. Een asielzoeker is vaak een hele dag aanwezig, terwijl hij soms maar een paar uur in gesprek is. In de tussenliggende tijd moet hij wachten.’

De IND in Zevenaar ontvangt al twintig jaar asielzoekers. ‘We zijn inmiddels wel gewend aan pieken en dalen in het aantal asielzoekers, maar het aantal dat we momenteel ontvangen, is lang niet zó hoog geweest’, aldus Robert. Per dag kan de IND in Zevenaar 150 mensen opvangen. ‘De hoogste piek die we recent hebben gehad, waren 140 mensen, maar we zien dat dat alweer afneemt. Op dit moment zijn er dagelijks ongeveer 80 asielzoekers aanwezig.’

ind_zevenaar.png

Veilige omgeving voor kinderen

Voor Robert betekent de wisselende bezetting dat hij daar de voorzieningen op moet aanpassen. Daarbij wil hij één ding benadrukken: ‘Je moet een bepaald niveau qua comfort bieden, omdat mensen de hele dag – vaak wachtend – bij ons doorbrengen, en dat meerdere dagen achter elkaar.’ Recente voorzieningen die Robert heeft getroffen, zijn onder andere bedoeld voor vrouwen en kinderen. ‘Sinds vier jaar is er een kinderopvang, zodat – terwijl vader en moeder in gesprek zijn – de kinderen onder toeziend oog van pedagogisch medewerkers kunnen spelen. We hebben gezorgd voor een kindvriendelijke omgeving met onder andere bedjes, speelgoed, knuffels, eten, drinken, kleding, luiers, et cetera. Maar er is ook beveiliging op het speelplein aanwezig. We moeten kunnen garanderen dat terwijl de ouders in gesprek zijn, hun kinderen bij ons in veilige handen zijn. Er staat om het buitenterrein van de IND een hek, dat is puur als afscheiding. Mensen en ook kinderen kunnen gewoon gaan als ze dat willen. De beveiliging op het schoolplein houdt een extra oogje in het zeil op de spelende kinderen en of er “ongenode gasten” het speelterrein op komen.’ Waar Robert ook rekening mee heeft gehouden, zijn alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV’s). ‘Deze kinderen komen onder begeleiding van hun voogd naar Zevenaar. We hebben aparte ruimtes voor deze kinderen ingericht, zodat hun privacy gewaarborgd wordt.’

IND Zevenaar CWS

Rekening houden met privacy

De gesprekken tussen de asielzoeker en de IND worden gevoerd in zogenaamde hoorkamers, waar een tolk, de asielzoeker en een IND-medewerker aan tafel zitten om vragen door te nemen over onder andere zijn land, familie en vluchtroute. In de tussenliggende tijd verblijft de asielzoeker in de wachtruimte. Dit is een grote zaal waar asielzoekers kunnen wachten tot ze opgehaald worden voor een gesprek of tot de bus er is. Er staan een aantal koffieautomaten, er hangt een kleine tv, er is een gebedsruimte en ze kunnen op het buitenterrein een ommetje maken. In de toiletblokken heeft Robert een aantal aanpassingen gedaan die met name te maken hebben met cultuurverschillen. ‘De toiletten hebben een bidet, omdat mensen niet altijd gewend zijn om toiletpapier te gebruiken. Op de deur hangen we duidelijke instructies hoe het toilet gebruikt dient te worden: zitten op de bril in plaats van staan. In het damestoilet staan luierboxen en hangt een maandverbanddispenser, die we overigens iets hoger hebben laten hangen, omdat kinderen de knopjes op zo’n automaat wel interessant vinden. Natuurlijk gaat het soms mis: mensen zien de douche wel eens aan voor een hangtoilet of het toilet is toch op de verkeerde manier gebruikt. We hebben er over nagedacht of we, om meer toezicht te kunnen houden, de deuren naar het toiletblok toe moeten opengooien, maar we hebben ervoor gekozen om de privacy te respecteren.

‘Als mensen even alleen willen zijn na een moeilijk gesprek is het toilet de enige plek’

De toiletgroep bij de kinderopvang is apart van de toiletgroepen voor mannen en vrouwen. ‘Dat komt omdat de kinderopvang sowieso niet vrij toegankelijk is. Alleen mensen die daar echt iets te zoeken hebben, de ouders en medewerkers van de IND, kunnen naar binnen.’

Proactieve schoonmaak

Met betrekking tot de organisatie van de schoonmaak heeft Robert een aantal speciale wensen. ‘Tot ongeveer tien jaar geleden werkten we op basis van een inspanningsgerichte verplichting. Dat had zo zijn voordelen, want je kunt het zelf goed sturen. Je weet wat je krijgt voor het aantal uren dat je inkoopt. Het had ook nadelen, want bij ziekteverzuim kon er bijvoorbeeld niet altijd hetzelfde aantal uren aan schoonmaakdienst geleverd worden. Na de Europese aanbesteding zijn we overgegaan naar een resultaatgerichte verbintenis met schoonmaakorganisatie CSU, maar al naar gelang het gebruik van een ruimte, het doel van een ruimte en de belangrijkheid ervan is er een combinatie gemaakt met een inspanningsgerichte verplichting. ’Het gaat dan met name om periodiek onderhoud, zoals glasbewassing en vloeronderhoud. Robert: ‘Gezien de continu bezetting in het gebouw, is groot onderhoud lastig in te plannen. De vloerbedekking in de hoorkamers laten we bijvoorbeeld eens per jaar shamporellen, maar hoorkamers zijn vrijwel altijd in gebruik. Om te voorkomen dat dat vergeten wordt, valt dit onder de inspanningsgerichte afspraken.’

IND Zevenaar CWS

Voor elke locatie heeft Robert een schoonmaakbestek opgesteld, met daarin de omschrijving van de ruimte, de vierkante meters, het type vloer, de schoonmaakfrequentie, et cetera. ‘Van CSU wordt verwacht dat schoonmaakmedewerkers proactief zijn en oog voor detail hebben. In elke ruimte moeten de stoelen bijvoorbeeld worden aangeschoven en gebouwdefecten moeten worden gemeld.’

Het buitenterrein valt ook onder de verantwoordelijkheid van CSU. ‘Van vijf tot zeven ’s avonds vindt de buitenschoonmaak plaats. In een straal van twaalf meter van een gebouwentree mag geen sigarettenpeuk liggen. Bewakingscamera’s moeten spinragvrij zijn en tegels moeten alg- en bladvrij zijn. Ook het legen van papiercontainers hoort erbij’, zegt Robert. De schoonmaak van de kantoren vindt met name in de avonduren plaats. ‘IND-medewerkers en asielzoekers mogen er geen last van hebben. Het kan niet zo zijn dat terwijl je in een hoorkamer een moeilijk gesprek voert met een tolk en advocaat, er op de gang gestofzuigd wordt.’ Om in te kunnen spelen op onverwachte zaken, is er van acht uur ’s ochtends tot zes uur ’s avonds een schoonmaakmedewerker aanwezig die Robert, buiten zijn/haar reguliere schoonmaakwerkzaamheden kan oproepen voor een calamiteit. Deze vaste kracht werkt met tijdsblokken, zodat gedurende de dag de openbare ruimtes op orde blijven en Robert weet waar hij aan het werk is op het moment dat hij hem/haar nodig heeft. Om de schoonmaak te kunnen beoordelen, gebruikt Robert minimaal eens per maand het Dagelijks Kontrole Systeem (DKS)  en vier keer per jaar voert adviesbureau Intexo een controle uit. Voor de waarborging van goede schoonmaakkwaliteit zijn met betrekking tot de uitvoering, overzichtelijke planningen en programma’s op de afdeling Facility Management aanwezig. Een goede samenwerking en communicatie zijn belangrijk. In de maandelijkse accountgesprekken met CSU zijn dit onderwerpen die onder meer worden besproken. Alle schoonmaakmedewerkers die in en rondom het gebouw van de IND werken, moeten een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) indienen en zijn verplicht om zich te kunnen legitimeren. ‘Dat geldt ook voor onderaannemers’, aldus Robert. Ondanks al deze “strenge” eisen is de verstandhouding met CSU dusdanig goed dat de gesprekken over de schoonmaak vrijwel altijd goed verlopen, besluit Robert.

CWS en de IND

De IND heeft sinds 2012 een landelijk contact met leverancier CWS voor de sanitaire oplossingen. De IND heeft elf locaties verspreid door heel Nederland, waaronder bijvoorbeeld het aanmeldcentrum Ter Apel en het Justitieel Complex Schiphol. Elke locatie heeft zo zijn specifieke wensen en behoeften. Hoe houdt CWS hier rekening mee? Femke Jansen, contractmanager bij CWS, legt uit. ‘De IND verwacht van ons een goede levering, service en flexibiliteit. Een aantal factoren spelen daarbij een belangrijke rol, zoals de bezetting. Die fluctueert heel erg – landelijk gezien, maar ook per locatie. Ook bij pieken – als er bijvoorbeeld een grote groep asielzoekers zich meldt – moet er voldoende voorraad zijn. CWS moet dan snel extra toiletpapier en zeep kunnen leveren. Een goede samenwerking met het schoonmaakbedrijf is hierbij essentieel, want zij signaleren een heleboel en zijn goed op de hoogte van bijvoorbeeld voorraden. Daarnaast denken we per locatie mee over specifieke vragen. Zo had het aanmeldcentrum in Ter Apel bijvoorbeeld een geurprobleem, waarbij CWS werd gevraagd naar een oplossing. Bij de IND in Zevenaar leveren we ook toiletbrillen: dat zit niet in ons standaard aanbod en kopen we speciaal voor de IND in. En elders zorgen we weer voor handdesinfectie, die worden ook niet op elke locatie gebruikt. Maatwerk, maar wel op landelijk niveau.’